Metode Ivy Lee: Rekomendasi dari Pakar Rutinitas Harian untuk Mencapai Puncak Produktivitas

Pada tahun 1918, Charles M. Schwab adalah salah satu orang terkaya di dunia. Schwab adalah presiden Bethlehem Steel Corporation, pembuat kapal terbesar dan produsen baja terbesar kedua di Amerika pada saat itu. Penemu terkenal Thomas Edison pernah menyebut Schwab sebagai "master hustler". Dia terus-menerus mencari keunggulan dalam persaingan.[1]

Suatu hari di tahun 1918, dalam usahanya untuk meningkatkan efisiensi timnya dan menemukan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan sesuatu, Schwab mengatur pertemuan dengan konsultan produktivitas yang sangat dihormati bernama Ivy Lee.

Ivy Lee adalah seorang pengusaha sukses dalam dirinya sendiri dan secara luas dikenang sebagai pelopor dalam bidang hubungan masyarakat. Seperti ceritanya, Schwab membawa Lee ke kantornya dan berkata, “Tunjukkan padaku cara untuk menyelesaikan lebih banyak hal.”

"Beri saya 15 menit dengan masing-masing eksekutif Anda," jawab Lee.

"Berapa biaya yang harus saya bayar?" tanya Schwab.

"Nothing," kata Lee. “Unless it works. Setelah tiga bulan, Anda dapat mengirimi saya cek untuk berapa pun yang menurut Anda sepadan.”[2]

Metode Ivy Lee

Selama 15 menit dengan setiap eksekutif, Ivy Lee menjelaskan rutinitas hariannya yang sederhana untuk mencapai produktivitas puncak:

1. Di akhir setiap hari kerja, tuliskan enam hal terpenting yang perlu kamu capai besok. Jangan menulis lebih dari enam tugas.
   
   
2. Prioritaskan enam hal tersebut dalam urutan kepentingan sebenarnya.
   
   
3. Ketika kamu tiba besok, berkonsentrasilah hanya pada tugas pertama. Kerjakan sampai tugas pertama selesai sebelum melanjutkan ke tugas kedua.
   
   
4. Hadapi sisa daftarmu dengan cara yang sama. Di penghujung hari, pindahkan item yang belum selesai ke daftar enam tugas baru untuk hari berikutnya.
   
   
5. Ulangi proses ini setiap hari kerja.

Potret Ivy Ledbetter Lee dari awal 1900-an.
(Fotografer: Tidak Diketahui)

Strateginya terdengar sederhana, tetapi Schwab dan tim eksekutifnya di Bethlehem Steel mencobanya. Setelah tiga bulan, Schwab sangat senang dengan kemajuan yang dicapai perusahaannya sehingga dia memanggil Lee ke kantornya dan menulis cek sebesar $25.000.

Cek senilai $25.000 yang ditulis pada tahun 1918 sama dengan cek senilai Rp30.000.000.000 (tiga puluh milyar rupiah) pada tahun 2021.[3]

Metode Ivy Lee untuk memprioritaskan daftar tugasmu nampaknya sangat sederhana. Bagaimana sesuatu yang sederhana ini bisa bernilai begitu banyak? Apa yang membuatnya begitu efektif?

Tentang Mengelola Prioritas dengan Baik

Metode produktivitas Ivy Lee menggunakan banyak konsep yang telah saya tulis sebelumnya.

Inilah yang membuatnya sangat efektif:

Ini cukup sederhana untuk benar-benar bekerja. Kritik utama metode seperti ini adalah metode ini terlalu sederhana. Mereka tidak memperhitungkan semua kompleksitas dan nuansa kehidupan. Apa yang terjadi jika keadaan darurat muncul? Bagaimana dengan menggunakan teknologi terbaru untuk keuntungan kita sepenuhnya? Dalam pengalaman saya, kompleksitas seringkali merupakan kelemahan karena membuat lebih sulit untuk kembali ke jalur semula. Ya, keadaan darurat dan gangguan tak terduga akan muncul. Abaikanlah sebanyak mungkin, dan tangani ketika kamu harus melakukannya, kemudian kembali ke daftar tugas yang kamu prioritaskan sesegera mungkin. Gunakan aturan sederhana untuk memandu perilaku yang kompleks.

Ini memaksamu untuk membuat keputusan sulit. Saya tidak percaya ada sesuatu yang ajaib tentang jumlah enam tugas penting Ivy Lee per hari. Itu bisa dengan mudah menjadi lima tugas per hari. Namun, saya pikir ada sesuatu yang ajaib tentang memaksakan batasan pada dirimu sendiri. Saya menemukan bahwa satu-satunya hal terbaik yang harus dilakukan ketika kamu memiliki terlalu banyak ide (atau ketika kamu kewalahan dengan semua yang perlu kamu selesaikan) adalah memangkas ide-idemu dan memangkas semua yang tidak diperlukan. Kendala bisa membuatmu lebih baik. Metode Ivy Lee mirip dengan Aturan 25-5 Warren Buffett, yang mengharuskanmu untuk fokus hanya pada 5 tugas penting dan mengabaikan yang lainnya. Pada dasarnya, jika kamu tidak berkomitmen pada apa pun, kamu akan terganggu oleh segala hal.

Ini menghilangkan gesekan awal. Rintangan terbesar untuk menyelesaikan sebagian besar tugas adalah memulainya. (Bangun dari sofa bisa jadi sulit, tetapi begitu kamu benar-benar mulai berlari, akan lebih mudah untuk menyelesaikan latihan kamu.) Metode Ivy Lee memaksamu untuk memutuskan tugas pertamamu pada malam sebelum kamu pergi kerja. Strategi ini sangat berguna bagi saya: sebagai seorang penulis, saya dapat menghabiskan tiga atau empat jam untuk berdebat tentang apa yang harus saya tulis pada hari tertentu. Namun, jika saya memutuskan malam sebelumnya, saya bisa bangun dan segera mulai menulis. Ini sederhana, tetapi berhasil. Pada awalnya, memulai sama pentingnya dengan keberhasilan itu sendiri.

Ini mengharuskanmu untuk melakukan tugas tunggal. Masyarakat modern menyukai multi-tasking. Mitos multi-tasking adalah semakin sibuk maka semakin lebih baik. Padahal kebalikannya yang justru benar. Memiliki prioritas yang lebih sedikit mengarah pada pekerjaan yang lebih baik. Pelajari pakar kelas dunia di hampir semua bidang —atlet, seniman, ilmuwan, guru, CEO— dan kamu akan menemukan satu karakteristik yang mengalir melalui semuanya: fokus. Alasannya sederhana. kamu tidak bisa menjadi hebat dalam satu tugas jika kamu terus-menerus membagi waktu kamu dengan sepuluh cara yang berbeda. Penguasaan membutuhkan fokus dan konsistensi.

Intinya? Lakukan hal yang paling penting terlebih dahulu setiap hari. Ini satu-satunya trik produktivitas yang kamu butuhkan.

[1] Charles M. Schwab, presiden Bethlehem Steel, tidak terkait dengan raja perbankan dan pialang Amerika, Charles R. Schwab, yang merupakan pendiri Charles Schwab Corporation. Berapa peluang bahwa dua pria yang tidak berhubungan bernama Charles Schwab masing-masing memiliki kekayaan bersih pribadi lebih dari $ 500 juta? Cukup bagus rupanya.
[2] Unbelieveble betapa sulitnya melacak sumber asli untuk cerita ini. Kebanyakan cerita salah mencantumkan tahun pertemuan Lee dan Schwab sebagai tahun 1905 atau lebih, tetapi tahun 1918 tampaknya menjadi tahun yang akurat seperti yang tercantum di halaman 118-119 dari “The Unseen Power: Public Relations: A History” oleh Scott M. Cutlip. Di antara banyak buku yang menyebutkan cerita ini adalah The Time Trap oleh R. Alec Mackenzie dan Mary Kay: You Can Have It All oleh Mary Kay. Referensi paling awal yang saya lacak untuk cerita ini adalah dari tahun 1960-an. Jika kamu mengetahui sumber sebelumnya, beri tahu saya dan saya akan memperbarui artikel ini sesuai dengan itu.
[3] Ketika menghitung nilai yang setara dengan cek $25,000 pada tahun 1918 dalam hitungan tahun 2015, saya menemukan hasil antara 29M dan 32M tergantung metode dan angka yang digunakan untuk menghitung inflasi. Oleh karna itu, 30M sepertinya jalan tengah yang masuk akal.